Rotterdam

Ervaren in organiseren.

Opening Lab 24 oktober 2016

21 September kreeg ik de vraag via whatsapp of ik de opening wilde verzorgen voor het Incubator Lab van Let It Grow. Een jonge organisatie die erg snel groeit en een eigen ruimte krijgt. Het programma was al bekend, de locatie ook. Het moest alleen in goede banen worden geleid. En oja ZKH Prins Constatijn is er ook bij aanwezig. Ooohkeeeh. 

Het is een leuke uitdaging om binnen vier weken een event neer te zetten dat goed is, met aandacht en dan ook nog past binnen de filosofie van het bedrijf. Tijdens het hele voorbereidingsproces loop ik tegen allerlei dingen aan. Het is een bijzonder dynamisch team waarin ze nog heel hard bezig zijn om alle energie te stroomlijnen. En er is heeel veel energie. Iedereen staat te trappelen, te poppelen en te springen om dingen te doen en uit te voeren. Geweldig. 

De eerste week ben ik vooral bezig geweest om het programma in mijn hoofd te krijgen. Ik word meteen in het diepe gegooid bij de brainstorm sessie de dinsdag 27 september. Alle ideeën vliegen om de oren. Ik pik er uit wat op dat moment het meest naar boven komt en het meest van belang is. Later blijkt dit weer iets te wijzigen qua focus. Aan mij, als productieleiding, de taak om dit steeds helder te houden. 

Op vrijdag 29 september zie ik de locatie en dan kan ik allerlei offertes gaan aanvragen. Pas na het zien van de locatie weet ik wat ik voor catering kan regelen, hoe de logisitiek er uit ziet, wat de entree is en hoe de zaal er zelf uit ziet. Er is niets. Er staan 10 bureaus en 40 stoelen die allemaal anders zijn. Er zijn heel veel ramen en veel ideeën. Het leuke is dat ik die vrijdag veel langer in Amsterdam blijf dan gepland. Silke Tijkotte houdt een presentatie en ik word van harte uitgenodigd om mee te kijken. Voor mij heel erg interessant om te zien waar ze mee bezig is. We hebben al twee gesprekken gehad maar met zo'n presentatie worden dingen nog scherper. We bezoeken een bijzonder interessant project. Boven op het gebouw van B zit een restaurant met daarom heen een heel groot dakterras. Compleet met eetbare planten, kippen en oude Trabantjes. Erg leuk zo'n project. 

Met een hoofd vol ideeën reis ik weer terug naar Rotterdam. Die maandag erna start ik met het schrijven van het draaiboek. Het draaiboek is nog in steekwoorden, aandachtsdingen, opsomming en eigenlijk niet publiceerbaar. Maar de tijd tikt door en op dinsdag geef ik een presentatie. Na de presentatie blijkt hoe belangrijk het is om taken scherp te hebben. Franklin van Vandejong geeft mij het moodboard van Let It Grow zodat ik de stijl kan vasthouden. Mijn wilde plannen gaan de kast in en het wordt allemaal simpeler en helderder. 

Nu ben ik bezig om eind-e-lijk een offerte binnen te krijgen van een cateraar. Wat een uitdaging is dat op zichzelf! Maar ik had blijkbaar iets moeilijks gevraagd met koudijs en reageerbuisjes (het is tenslotte de opening van een lab). Wordt er uit geschrapt. Nu het draaiboek blijven fine tunen. De aanvullende en ondersteunende diensten regelen en zorgen dat het overzicht blijft. 

Superleuk om te doen!! ik sta er mee op en val er mee in slaap. Ondertussen gaan de andere projecten van de Fundraising voor het nieuwe clubhuis van scouting en het Jaarcongres 17 november van ZZPRO ook gewoon door. 

Blog

Met enige regelmaat zal ik bijhouden waar ik zo onder andere mee bezig ben. Klik op het blauwe gedeelte lees meer en je komt bij de tekst.