Rotterdam

Ervaren in organiseren.

ZZPRO jaarcongres 2016

ZZPRO

ZZPRO is een stichting die zich inzet voor de zzp' ers in Hillegersberg-Schiebroek sinds 2012. Al vanaf bijna het allereeste begin ben ik actief binnen ZZPRO. De aftrap voor 200 mensen heb ik gedaan. En vanaf dat moment verzorg ik alle evenementen voor deze stichting. Van de maandelijkse borrels tot vier keer per jaar een groter evenement. Een van de grotere evenementen is het ZZPRO jaarcongres, de derde week van november.  

Jaarcongres

Het jaarcongres mag eigenlijk officieel in evenementen termen niet zo heten want het is geen internationaal, grootschalig, meerdaags event. Maar we hebben, in de loop van de tijd, toch besloten het zo te blijven noemen. Het maakt het herkenbaar voor de deelnemers en in de communicatie naar buiten. 

Voorbereidingen 

In voorgaande jaren liepen we er nog wel eens tegenaan dat we vonden dat de voorbereidingen te laat starten. Dit jaar pakken we het daarom anders aan. Al voor de zomervakantie zijn de contacten & contracten gelegd met de sprekers, is daarmee het thema bepaald en is de zaal al in februari vastgelegd. We hebben al de eerste contacten gehad met de ontwerpers van het beeld voor social media. En het project team is al samengesteld. Dit jaar bestaat het uit Noeky Karreman, Anouk Drooger, Hanneke Schmeets en mijzelf. Het eerste overleg is al geweest. Dus, so far so good. 

Trends

Een van de trends is het inzetten van vrouwelijke sprekers en dagvoorzitters. Aan deze trend willen wij graag mee doen. Daarom hebben we een echte Rotterdamse, vrouwelijke dagvoorzitter (Michèle Sparreboom) en een vrouwelijke spreekster (Marianne van der Steen). Verder is het een redelijk behoudend programma. De locatie is een beperking hierin. We hebben één zaal tot onze beschikking. En het feit dat het eind november is, daardoor vervallen best wel wat buiten locaties. Maar gezien onze doelgroep is dit geen enkel probleem. 

Leermomenten

Wat leerde ik van vorige jaar? Dat je dus heel erg op tijd moet blijven starten, ondanks dat je dit al voor de vijfde keer organiseert. Dat een fijn team belangrijk is. Vorig jaar misten mensen ook de totaal regie tijdens het voorbereidingsproces. Dat ik echt de regie in handen bleef houden. En dat was echt een leermoment, want ik ben heel erg van de zelfsturing. Als iemand een taak of opdracht heeft (vanuit het team), dan is hij of zij daar zelf verantwoordelijk voor. Natuurlijk kun je overleggen maar dat is jouw ding. Ook blijf ik me verbazen over het lezen van mensen. Iemand vroeg om een draaiboek en kreeg dat uiteraard ruim op tijd. Daar stond alles in (het minutendraaiboek). Maar toch was ze op de dag zelf overdonderd over wat haar taak was. Vanaf dit jaar maak ik weer mijn eigen minutendraaiboek waarin àlles staat en het algemene draaiboek voor de rest. 

Ik ga ook kijken of ik er nog wat leuke elementen in kan brengen als een tussentijdse clinic door één van de sportscholen. En ik heb uitgesproken ideeën over aankleding en uitstraling. Dat blijf ik toch enorm leuk vinden om dat als personal touch in een evenement te brengen. Hoe voelt het als je binnen komt? wordt je warm welkom geheten, weten mensen je naam, hoe loopt de inschrijving, lopen mensen niet verloren rond. Essentieel bij een geslaagd event!

www.zzpro.nl 


Blog

Met enige regelmaat zal ik bijhouden waar ik zo onder andere mee bezig ben. Klik op het blauwe gedeelte lees meer en je komt bij de tekst.