Rotterdam

Ervaren in organiseren.

Begin with the end in mind

“ Begin with the end in mind van Covey “


Soms zitten er projecten tussen die niet helemaal lekker lopen. De opdracht is wel redelijk helder en ik heb volledig de vrije hand, geen budget maar wel enthousiaste mensen.  In mei al begonnen en nu is het eind augustus en het project staat nog niet zoals ik wil.

Daarom ‘begin with the end in mind’ van Covey. Of zoals Marcel van Driel zei tijdens zijn presentatie over ‘Waanzinnige plannen en hoe ze te realiseren’; start met het gevoel dat je wil hebben na afloop.

Waarom?

Daarom sluit ik even mijn ogen en bedenk me hoe mijn kinderen spelen in een prachtig nieuw clubhuis. Met mooi materiaal, fijne omgeving, veilig en leuk. Hoe ze thuiskomen met enthousiaste verhalen over hoe leuk het was en dat ik er trots op ben dat ik daar een klein steentje aan heb bijgedragen. Door drie avonden te organiseren met drie verschillende, leuke activiteiten. Voor een groep mensen vanuit scouting Hillegersberg, hun aanhang, familie, vriendjes en overig publiek. Dat het drie geslaagde avonden waren in leuke locaties waarbij veel geld is opgehaald voor het bovengenoemde nieuwe clubhuis.

Proces

Het proces verloopt niet helemaal lekker. Ik wil een entertainer boeken en die ben ik al vanaf juni aan het benaderen zonder reactie (heel slordig). Verder heb ik een hele bijzondere cabaretier die de try out van zijn oudejaarsconference kosteloos voor ons doet. Hij heeft een vaste datum en ik kan nog geen locatie vinden die op die datum vrij is. Verder hebben we eind februari een optreden van Mad Science, dat schijnt tot nu toe wel te lukken.

Voorbereiding in het team

Ondertussen in mei al een gesprek gehad met Jacqueline. Een voormalig theatermens. We hebben al allerlei ideeën over aankleding van de zaal en ‘ feeling’ van de voorstellingen. Hartstikke leuk. Maar dat moet wel samen met het leidingteam opgepakt worden. Daarom verschuift de eerste datum van september naar eind oktober. Omdat er nog een herfstvakantie tussen zit en we nog een weekend weg zijn. Dan kruipt het al weer dichterbij november en ik wil voldoende ruimte tussen de voorstellingen. Het is ook niet een echt team, ik regel het alleen en haak andere mensen aan waar nodig. 

Overwegingen

Dan is het fijner voor de ouders die dan niet elke maand op moeten komen draven voor het nieuwe clubhuis en dan worden de kosten voor sommige ouders meer verspreid. Dan kan ik de hele campagne goed starten en op alle nodige plekken vermelden zoals de communicatie naar de ouders, de persberichten, het vermelden op de website, het ontwerpen van de posters en flyers, de nieuwsbrief van scouting zelf maar ook bv de cultuurscout, het uitnodigen van anderen groepen, vermelden op allerlei plekken centraal in de wijk als Buurbook.

Verder moeten we nog de inschrijfprocedure helder hebben. Betalingen zullen geen probleem zijn, daar schakel ik mijn netwerk voor in.

Begin with the end in mind

Kortom ik moet er nog hard aan trekken om het vlot te krijgen en daarom sluit ik af en toe maar even mijn ogen om het eindresultaat ‘ begin with the end in mind’… en daarna pak ik de telefoon en mijn laptop om te bellen en mailen.


Meer weten ; https://scoutinghillegersberg.nl


Wordt vervolgd…

ps het helpt, ik krijg nu meteen de magician aan de lijn en heb een leuk gesprek met hem gehad. We gaan een datum prikken en dan kan ik op zoek naar een leuke locatie voor ongeveer 100 gasten. :-) 

Vervolg

De magician stopt met optreden omdat hij het niet gecombineerd krijgt met zijn nieuwe baan. Vervolgens ben ik op zoek gegaan naar een andere artiest. We hebben thuis het cd'tje van een gitarist die vooral met kinderen werkt. Ik heb hem benaderd en hij stuurt nog een lijst met beschikbare data. De kerk die ik benaderd heb, gaat verbouwen en laat deze week meer weten. De nieuwe kerk zou een optie kunnen zijn. De school vermoedt dat het te klein is en verwijst naar de locatie naast school met een feestzaaltje. Daar moet ik nog achteraan. En de tijd tikt maar door.. 

We hebben hem gevonden

De locatie is rond. We gaan naar de Nieuwe Banier. Net buiten de deelgemeente en het is een prettige zaal voor de cabaretier. We kunnen er zelf de drankjes verzorgen en het is een echte, mooie theaterzaal. Gelukkig ken ik de zaal al vanuit een ander event en ook Jacqueline kent de zaal erg goed. Zij is er zelfs getrouwd! Daarom is het toch de Nieuwe Banier geworden. De inschrijvingen staan op de site en de brief richting ouders is zo goed als klaar. Die moet vandaag of morgen de deur uit om iedereen te motiveren om te komen. Eindelijk is dit ook weer aan het rollen!


Blog

Met enige regelmaat zal ik bijhouden waar ik zo onder andere mee bezig ben. Klik op het blauwe gedeelte lees meer en je komt bij de tekst.