Rotterdam

Ervaren in organiseren.

Flying Dutch I'm impressed!

Flying Dutch, I'm impressed!

Binnen 2 jaar een festival op poten zetten waarbij de 10 allerbeste dj's van NL en daarmee ook wereldwijd optreden, er 120.000 bezoekers komen, ontelbare medewerkers aanwezig zijn en waar het plezier van af spat. Ik ben echt onder de indruk! De reactie van één van de dj's, waarom hebben we dit niet eerder gedaan!?

Flying Dutch; 10 dj's worden over NL vervoerd per helicopter gedurende 1 dag; Rotterdam, Eindhoven en Amsterdam. 

Als bezoeker vond ik het fantastisch. Als evenementenorganisator vind ik het prachtig om naar te kijken. Zelf organiseer ik zeker niet zulke grote festivals en dat wordt ook zeker niet mijn ambitie. Maar ik zie wel hoe ontzettend veel werk hier achter zit!! volgens mij zijn ze nu al bezig met evalueren en het programma voor volgend jaar op poten te zetten. 

Voorbereiding

In februari krijg ik berichtje van m'n nichtje, ga je mee naar Flying Dutch? ok lijkt ons leuk. Wij kruipen achter de computer en gaan uren wachten om kaartjes te kunnen kopen. Voorverkoop; uitverkocht binnen een uur. Gewone verkoop; YES het lukt!! kortom de eerste verwachting wordt al neergezet. Het is groots en het is zaak dat je er bij bent en dat je snel bent met aanschaf kaarten. Het is populair en gewild en dit is pas de tweede keer dat het georganiseerd wordt.

Maanden van tevoren

In de maanden volgend op de kaartverkoop komt er regelmatig een mail voorbij. Er komt een tweede journey met Zweedse dj's omdat de NL versie al zo snel was uitverkocht. Kortom je wordt steeds herinnerd; denk er aan in juni is er een gaaf event! Ze hebben een website, twitteraccount en een facebook pagina. Op een gegeven moment krijg je een reminder, let op je kaarten moeten gepersonaliseerd worden. 

In de twee weken van tevoren krijg je vaker een mail. Je kunt een app downloaden op je telefoon, tokens kunnen van tevoren aangeschaft worden, lockers zijn bekend. Verder krijg je de huisregels door en de 10 regels hoe je het leuk houdt op een festival (de ehbo is je beste vriend, think for yourself, take care of others etc.) Tips voor het gebruik van oordopjes, en de time table. 

Op deze manier werkt het festival echt naar de climax toe van de dag zelf! Je kunt op de app een fotobooth installeren zodat je foto's met logo van Flying Dutch krijgt, er kunnen t-shirts gekocht worden op het terrein zelf. Houd het weer in de gaten en kleed je op diverse soorten weer. Facebook wordt steeds actiever. 

De dag zelf

Het is een groot festival! 120.000 mensen over drie locaties, helicopters, de dj's, alle mensen er om heen. Ik zou niet graag de verantwoording dragen! al ben ik wel heel benieuwd naar hun draaiboeken!! slecht weer scenario-mooi weer scenario-mooi weer dat omslaat in slecht weer. 

Het begint al met het OV. In de metro mag je geen fiets meenemen ivm FD2016. Dat betekent dus op tijd afspraken maken met de NS, RET, bus maatschappijen over vervoer. Hoe krijg je zo snel mogelijk zo ontzettend veel mensen tegelijkertijd weg?! bij Ahoy wordt het parkeerterrein gebruikt en niet binnen. Dat betekent dat er een grote parking volledig wegvalt. OV maatschappijen zijn natuurlijk wel vertrouwd met grote evenementen. Maar dan ook nog het stuk vliegen erbij, overleg met verkeersleiding, vliegen met de heli over Schiphol en Rotterdam Airport... ik vermoed dat het 's morgens nog best spannend was, het zat potdicht van de mist! en dan kun je echt niet vliegen met de heli.. 

Politie begeleiding, er staat voldoende politie en marchessausee op de route naar Ahoy. Niet hinderlijk maar wel aanwezig. Nog een partij om overleg mee te voeren. Ook de ziekenhuizen zullen van tevoren ingelicht zijn dat er een groot event komt. EHBO was sowieso aanwezig. Door de onverwachte hitte konden ze al direct aan de slag met mensen uit de line up halen. Na de twee noodbreuken konden ze ook aan de slag om mensen te helpen die onderkoeld dreigden te raken. Weer een overlegpartner. Bij mijn evenementen stuur ik alleen maar een berichtje naar de wijkagent dat er iets gaat gebeuren en dat het geen risico draagt! 

Security, crowd management, mensen van de bar, verkoop token, filmploeg, back stage crew, opbouwers podium, licht en geluid mensen, mensen van alle food stands, fotograaf, begeleiding van de artiesten, helicopterpiloten, de mensen van vliegbegeleiding, regisseur van licht en geluid, regisseur van alle opnames, ik denk zomaar dat er nog eens zo'n 1000 man personeel rond liep. En dat alleen in Rotterdam! dan had je nog twee steden. 

Heel strak time management

Alle artiesten begonnen strak op tijd. En dat vond ik best knap! Dan moet je dus precies weten hoe lang je er over vliegt van Eindhoven naar Rotterdam en Amsterdam. Tijd voor het verplaatsen van de heli, die achter het veld landde en het podium. En dan nog de mensen die los er bij kwamen; Willem van Hanegem, Lee Towers en nog wat losse mensen bij de dj's. 

Slecht weer scenario

Er was op die dag op 2 plaatsen noodweer; Eindhoven en Rotterdam. Juist ja, bij de twee festivalterreinen! Het kwam ook met bakken naar beneden, het leek wel een Amerikaanse regenbui! Een heel korte maar heel pittige regenbui. Gelukkig geen onweer. Hoe ga je daar mee om? zorg je dat je nog een paar duizend poncho's hebt of dat mensen ergens kunnen schuilen of gaat bij heel erg noodweer Ahoy open? Tiësto stond droog en bleef gewoon lekker spelen. In Eindhoven is het heel even stil gelegd omdat het daar te erg was. Zelf was ik zeik- en zeiknat geregend. Gelukkig bleef het warm waardoor mensen redelijk snel weer opdroogden en verder konden feesten. Er zijn toen wel aardig wat mensen vertrokken maar op de grote van de groep zag je dat niet zo heel goed. ;-) 

Na feest

Binnen een half uur stond de aftermovie op de app. De 2 dagen erna kwamen er nog filmpjes binnen op de facebookpagina en werd iedereen bedankt. 

Leermomenten

Behalve dat ik gewoon een supergave dag gehad heb en heerlijk gefeest (op water!!) vond ik een paar dingen echt leerzaam. Je begint dus met de voorpret door al lang van tevoren te roepen dat je naar een gaaf festival gaat met filmpjes, facebook, twitter en sfeer neerzetten. Daarnaast vond ik de strakke timing heel knap. Het hele logistieke verhaal er om heen, super. Mooi logo en ondersteund met film, een eigen gebaar voor FD (driehoekje maken met je handen) en dat in 2 jaar tijd. Top. 

De sfeer was heel relaxed, veel blije mensen, ik heb supermooie dans moves gezien. Het was een heel gemeleerd gezelschap, niet alleen maar 20'ers en 30' ers maar ook best veel 40' ers en plus. Dat maakt een event ook leuk en geslaagd. Veel afwisseling qua dj's, iedereen heeft z'n eigen stijl. Een apart veld voor Chill & Food. De toegang ging ook gewoon dicht toen het daar te druk werd. Veel variatie in food. Veel drank uitgifte punten. De stroom mensen werd continu in de gaten gehouden. Heel veel toiletten (was vorig jaar schijnbaar een ramp) en dat waren ook prima schuilplaatsen tijdens de regen. Toiletten werden ook continue voorzien van toiletrollen. 

Kortom ik heb een superfeest gehad! volgend jaar weer en ik heb nu al 2 mensen die ook mee willen!



Blog

Met enige regelmaat zal ik bijhouden waar ik zo onder andere mee bezig ben. Klik op het blauwe gedeelte lees meer en je komt bij de tekst.